En este artículo, aprenderemos cómo crear una lista desplegable dinámica en Microsoft Excel.
Como sabemos, la función de validación de datos mejora la eficiencia de la entrada de datos en Excel y reduce los errores y los errores tipográficos. Se utiliza para restringir al usuario por el tipo de datos que se pueden ingresar en el rango. En caso de una entrada no válida, muestra un mensaje y permite al usuario ingresar los datos según la condición especificada.
Pero una lista desplegable dinámica en Excel es una forma más conveniente de seleccionar datos, sin realizar ningún cambio en la fuente. En otras palabras, supongamos que va a actualizar la lista con frecuencia que ha incluido en la lista desplegable. Y está pensando que si realiza algún cambio en la lista, debe modificar la validación de datos cada vez para obtener la lista desplegable actualizada.
Pero, aquí es donde el menú desplegable dinámico entra en escena, y es la mejor opción para seleccionar datos sin realizar ningún cambio en la validación de datos. Es muy similar a la validación de datos normal. Sin embargo, cuando actualiza la lista, la lista desplegable dinámica cambia para adaptarse a esa acción, mientras que la lista desplegable normal no lo hace.
Entonces, tomemos un ejemplo y entendamos cómo creamos una lista desplegable dinámica: -
Tenemos una lista de productos en la columna A, y vamos a tener la lista desplegable dinámica de Productos en la celda D9.
Nombre de tabla con función indirecta
Primero, crearemos una tabla; siga los pasos que se indican a continuación:-
- Seleccione el rango A8: A16
- Vaya a Insertar pestaña y luego haga clic en Tabla
- Después de hacer clic en la opción "Tabla", aparece una ventana de Tabla
- Luego seleccione el rango para el que queremos insertar la tabla A8: A17
- Haga clic en Aceptar.
- Ahora, hacemos clic en Aceptar
- Puede ver que este rango se ha convertido en una tabla, y el encabezado de esta tabla también tiene una opción desplegable de filtro
Nota: - Si agregamos algún producto o artículo al final de la lista, la tabla se expandirá automáticamente para incorporar los nuevos productos o artículos.
Ahora creamos la lista desplegable dinámica en la celda D9, siga los pasos que se indican a continuación:-
- Seleccione la celda D9
- Abra el cuadro de diálogo Validación de datos, presionando la tecla ALT + D + L
- En la lista desplegable Permitir, seleccione Lista
- Y luego ingrese esta función = INDIRECTO ("Tabla1") en la pestaña fuente
- Haga clic en Aceptar.
Nota: - Cuando hacemos clic en Aceptar, en Excel, aparece una ventana que dice que hay algo mal con la entrada. Eso es porque Excel no acepta ninguna tabla autoexpandible directamente en la Validación de datos.
Ahora agregue nuevos productos, en la lista de productos.
Podemos ver en la imagen de arriba que aparece un nuevo producto agregado en la lista desplegable.
2Dakota del Norte Ejemplo:-
En este ejemplo, aprenderemos cómo dar el nombre de la tabla como nombre de rango.
Ya tenemos el nombre de la tabla pero aquí tenemos que definir el nombre de esta tabla para obtener la lista desplegable dinámica; siga los pasos que se indican a continuación: -
- Seleccione la celda D10
- Ir al rango de la tabla, y excepto el encabezado, seleccionamos el rango desde el primer producto hasta el último producto
- Vaya al cuadro de nombre y escriba el nombre corto "rango de tabla", presione Entrar
- Después de presionar enter, vemos que nada ha cambiado en el cuadro de nombre
- Haga clic en la opción de la lista desplegable para ver todos los rangos con nombre disponibles
- En la lista desplegable, podemos ver el nombre, que acabamos de definir para esta tabla, también aparece
- Ahora, vamos a Validación de datos, y en "Fuente", ingresamos el "rango de la tabla"
Nota: - Si no recuerda qué nombre le ha dado a ese rango, puede presionar la tecla F3 y aparecerá una ventana para sugerirle todos los rangos nombrados disponibles.
- Ahora vaya a la pestaña "Mensaje de entrada", y en el título, escribimos "Seleccionar producto", y luego en el cuerpo del mensaje, escribimos, "Seleccione su producto de la lista".
- Ahora, vaya a la pestaña "Alerta de error", y allí en el título, escribimos "Producto no válido", y en el mensaje de error, escribimos "Ha introducido un producto incorrecto
- Haga clic en Aceptar.
- Celda D10 que contiene el mensaje de entrada junto con la lista desplegable
- Ahora, cuando agreguemos cualquier producto en la lista, aparecerá en la lista desplegable automáticamente
Pero, ¿qué sucede cuando saltamos una celda después de la última celda y luego agregamos un nuevo producto o artículo? Puede ver, esta vez el rango de la tabla no se ha expandido y, de hecho, el producto recién agregado está en formato general. Entonces, ¿se mostrará en la lista desplegable o no? Para verificar eso, cuando vamos a la celda D10 y revisamos la lista desplegable, podemos ver la misma lista desplegable anterior sin ningún producto nuevo. Esto se debe a que el rango de la tabla no encontró nada después de la última celda y, por lo tanto, el rango no se agotó.
3rd Ejemplo:-
En los siguientes dos métodos, aprenderemos cómo podemos hacer que nuestra lista desplegable sea más dinámica usando las funciones OFFSET y COUNTA.
Siga los pasos que se indican a continuación.:-
- Seleccione la celda D11 y presione ALT + D + L
- Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos
- Ahora seleccione la lista en la opción "Permitir"
- Luego, en la opción Fuente, ingrese la siguiente fórmula: -
= COMPENSACIÓN ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Explicación de la fórmula: - Hemos seleccionado A9, que es el primer producto de la gama, y luego escribimos 0 en el 2Dakota del Norte argumento ya que no queremos mover la fila desde el punto de partida; luego de nuevo 0 en el 3rd argumento, ya que aquí no queremos ningún cambio en el número de columnas, así como desde el punto de partida. Y luego hemos ingresado la función CONTAR y hemos seleccionado toda la columna A. Este argumento verificará la altura en el número de filas para devolver el recuento que no está en blanco. Ampliará el rango cuando se realicen cambios en el rango.
Y, el último argumento "Ancho" es un argumento opcional. Es el ancho en número de columnas. Podemos omitirlo o escribir 1 aquí por ahora. Si saltamos, considerará, por defecto, el ancho del rango devuelto que proporcionamos en el argumento y luego cerramos los paréntesis.
- Después de hacer clic en Aceptar, podemos ver una lista desplegable en la celda D11
- Muestra la lista que incluye el espacio en blanco y luego los productos que agregamos
4th Ejemplo:-
En este ejemplo, usaremos la función para definir el nombre.
Para definir el nombre del rango, siga los pasos que se indican a continuación: -
- Presione CTRL + F3, aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de nombres
- Haga clic en Nuevo
- Defina el nombre del rango "ProdName" e ingrese la fórmula siguiente: -
= OFFSET ('Lista desplegable dinámica con DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Lista desplegable dinámica con DV'! $ A: $ A))
- Haga clic en Aceptar.
- Abra el cuadro de diálogo Validación de datos presionando la tecla Alt + D + L
- Seleccione Lista en la lista desplegable Permitir
- Ingrese = ProdName en la pestaña Fuente
- Haga clic en Aceptar.
- Ahora, si agregamos algo en la lista, lo mismo aparecerá en la lista.
Entonces, así es como puede obtener la lista dinámica para cualquier producto o artículo con diferentes métodos utilizando la validación de datos. Eso es todo por ahora. En el siguiente video de esta serie, explicaremos cómo crear la lista desplegable dependiente con diferentes métodos en Excel.
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