En este artículo, aprenderemos cómo colorear números según el resultado del valor en Excel.
Guión:
El formateo es solo para la percepción de los datos por parte del espectador. Siempre que se ingresa un número en una celda en Excel, la celda tiene su formato general. De forma predeterminada, Excel no asigna ningún significado a los números que se ingresan. Pero, para una mejor presentación de los datos, los números necesitan un formato diferente. Por lo tanto, el rango puede formatearse como fecha o moneda o contabilidad, porcentaje, fracción, etc. Esta función no se asocia con el número, sino solo con la celda. Por lo tanto, si ingresa un número 10/10/1986, la celda lo formateará como una fecha. Pero en la pestaña de la barra de fórmulas en la parte superior de la hoja de trabajo, todavía verá solo 10/10/1986. Un simple número como "24" puede denotar casi cualquier cosa. Pero cuando coloca un signo $ antes o un signo% después, todo el valor cambia y también lo hace la percepción. Estos números y signos formateados no interfieren de ninguna manera con los cálculos. Por eso, en la barra de fórmulas, seguirá viendo solo el número.
Formato de número personalizado
La mayoría de las veces, Excel sugerirá el formato mientras se escriben los datos en las celdas. Si no es así, puede buscar más opciones en el menú de formato de número disponible en la pestaña de inicio. Si no encuentra el formato requerido en esa lista, puede crear su propio formato personalizado de Excel.
Inicio> Número> Más formatos de número> pestaña Número> Personalizado. Aquí encontrará formatos de números existentes. Esto se puede cambiar para crear uno propio. El original a partir del cual se hizo el formato de número personalizado en Excel permanecerá en la lista, sin cambios. Si ya no desea utilizar ese formato personalizado que creó, selecciónelo y haga clic en eliminar.
Formato condicional
El formato condicional es una historia completamente diferente. Se trata de formatear las celdas individuales en el rango que afecta su color, fuente, bordes, etc. ¿De dónde proviene la "condición" en esto? Por ejemplo, puede establecer diferentes condiciones para que la celda cambie de color. Puede mantener más de una condición para la misma celda. Por ejemplo, la celda A1 que contenga un número menor que 50 será blanca; A2, 50 a 75 puede ser amarillo y A3, 76 a 100 puede ser rojo. Si cambia los cálculos o ingresa nuevos datos y el valor de A3 baja a 74, entonces cambiará automáticamente de color de rojo a amarillo.
Acceder al formato condicional
Seleccione una celda. Haga clic en Inicio> Estilos> formato condicional. Desde las opciones puedes crear las condiciones y elegir diferentes formas de exhibirlo. Puede resaltar ciertos números que son repetitivos o son menores o mayores que ciertos números, etc. Otra opción es dar una condición para resaltar el% de una condición.
Ejemplo:
Todos estos pueden resultar confusos de entender. Entendamos cómo usar la función usando un ejemplo. Aquí tenemos algunos valores en el lado izquierdo en los que se aplica el formato condicional.
Y en el lado derecho tenemos algunos valores en los que se basan los valores de formato condicional.
Necesitamos seguir algunos pasos
Seleccione las celdas A1: C9.
Vaya a Inicio> Formato condicional> Resaltar reglas de celdas> Mayor que…
Aparecerá un cuadro de diálogo al frente. Seleccione la celda F3 en el primer arco y seleccione el formato de las celdas para Relleno amarillo con texto amarillo oscuro.
Haga clic en Aceptar.
Como puede ver, el formato de todos los valores cambia siempre que la condición coincide.
También puede observar lo que sucedió con los valores entre 42 y 50. Excel sobrescribe la primera regla y da preferencia a la última regla aplicada. Si desea resaltar los datos con diferentes colores. Hacer una nueva regla en formato condicional
Ahora necesitamos ver los resultados basados en otro valor de celda. Para eso pasa por el mismo proceso. A partir de Seleccionar el rango
Ir a Inicio> Formato condicional> Resaltar reglas de celdas> Menor que…
Aparecerá un cuadro de diálogo al frente.
Seleccione la celda G3 en el primer arco y seleccione el formato de las celdas a Relleno verde con texto verde oscuro como se muestra en la instantánea a continuación.
Haga clic en Aceptar.
Como puede ver, el nuevo formato de valores se cambia usando el formato condicional basado en valores de celda.
El cambio de los valores en la celda cambia el resultado.
Como puede ver, cambiamos el valor en la celda G3 de 50 a
40 y puede ver los resultados actualizados.
Usando Fórmula en formato condicional:
Puede realizar la tarea indicada anteriormente utilizando fórmulas en formato condicional. Aprender esto mejorará sus habilidades de Excel.
Aquí tenemos datos sobre las ventas realizadas por diferentes concesionarios en meses de diferentes años. Quiero destacar las ventas en 2019 que son mayores que las ventas en 2018.
Para hacerlo, siga estos pasos.
Seleccione el rango D2: D12 (Ventas de 2019)
Vaya a Inicio> Formato condicional> Nueva regla. Aquí, seleccione "Usar una fórmula para determinar qué celda formatear"
En el cuadro de fórmula, escriba esta fórmula de formato de Excel.
| = $ D2> $ C2 |
Seleccione el formato de la celda si la condición es verdadera. He seleccionado un relleno verde.
Presiona el botón OK.
Y esta hecho. Todos los valores en las ventas de 2019 que son mayores que las ventas de 2018 se resaltan con relleno verde.
Explicación
Es fácil. Primero, seleccionamos el rango en el que queremos que se aplique la fórmula. A continuación, usamos una fórmula para determinar qué celda formatear en el rango seleccionado. La fórmula es $ D2> $ C2. Aquí tenemos columnas bloqueadas y permitimos que las filas cambien. A esto se le llama referencia media absoluta. Ahora, D2 se compara con C2, ya que D2 es mayor que C2, D2 se llena de color verde. Lo mismo sucede con cada celda.
Si desea resaltar meses en lugar de ventas en 2019, puede cambiar directamente "la fórmula se aplica a" al rango A2: A12.
Seleccione cualquier celda en D2: D12. Vaya al formato condicional. Haga clic en "Administrar reglas".
Cambie el rango en el cuadro "Se aplica a" a A2: A12.
Presiona el botón OK.
Puede ver que el formato se aplica a la referencia mencionada. Del mismo modo, puede formatear cualquier rango en función de cualquier columna en Excel. La columna también puede estar en una hoja diferente. Solo necesitas mencionar el rango. También puede mencionar los rangos no conectados. Simplemente use una coma entre los rangos en la sección "aplicado a".
Como puede ver los resultados en la instantánea de arriba.
Aquí están todas las notas de observación que utilizan la fórmula en Excel.
Notas:
- El formato de Excel es una herramienta útil para mostrar datos de una manera fácil de leer. También ayuda en el análisis de los datos con sus herramientas de formato condicional integradas.
- Excel sobrescribe la primera regla y da preferencia a la última regla aplicada. Si desea resaltar los datos con diferentes colores. Hacer una nueva regla en formato condicional
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